Jag tror på idén bakom inbox zero – att varje dag jobba ner sin inkorg i eposten så att den är tom. Däremot har jag svårt att nå dit själv, trots flera år av någorlunda seriösa försök. Just nu innehåller inkorgen på min jobbmail 463 mail och inkorgen på min privata mail 419 mail. Alla dessa mail är lästa en första gång och jag har fattat beslutet för var och en av dem att det är något jag behöver agera på. Det kan innebära allt från två minuter till flera timmars arbete med varje. Hur blev det så här?
För mig räcker det med några dagar med normalt eller lite extra stort inflöde av epost samtidigt som jag av något skäl inte hinner jobba undan i normal takt, kanske på grund av extra mycket möten på jobbet eller kvällsaktiviteter hemma, för att antalet snabbt skall klättra uppåt. Ganska nyligen var inkorgen för min privata mail nere på 270 efter ett rejält ryck från nästan 500 – men nu är den tillbaka igen. Samma sak med jobbmailen, jag kämpade runt 200 ganska länge men några månader med extremt mycket att göra har förflyttat antalet uppåt rejält.
Hur gör man egentligen för att ta kommandot över sin epost när man redan provat tvåminutersregeln (allt som tar kortare tid än så att lösa tar du hand om första gången du ser det) och försökt att inte ta i varje ärende mer än en gång? Att flytta allt till en separat mapp ”besvaras senare” hjälper inte mig, det ger bara mer administration och ingen riktig avlastning.
Den mest radikala lösningen är att markera alla och sedan trycka delete – var något viktigt kommer avsändaren troligen höra av sig igen. Jag är inte riktigt redo för det steget, tror att jag kan missa för många viktiga eller roliga saker på vägen.
Hur gör du för att hålla jämna steg med flödet av epost och för att komma ikapp när mailen samlat sig på hög?
Dag 41 i #blogg100
Den här problematiken tror jag att de flesta av oss delar. Många har någon form av strategi, men få verkar lyckas genomföra den fullt ut. Jag har några kollegor som inför en längre föräldraledighet valt att tömma hela mailboxen, med motiveringen att det sker så många förändringar så att den information de samlat på sig i mailformat inte längre skulle vara aktuell efter föräldraledigheten.
Personligen har jag ett mappsystem som fått bli lite väl vildvuxet. Jag rensar och jobbar undan, men kommer aldrig i närheten av en tom inbox. Vågar inte heller kasta alla sparade mail, men vad är egentligen det värsta som kan hända?